Se me irrita duas vezes, vira sistema: o fim dos meus timesheets

Até o mês passado, meus timesheets viviam no bom e velho Excel. Todo dia eu gastava quase 30 minutos garantindo que as descrições batessem com o que eu tinha feito de verdade. Em algumas semanas eu me atrasava e passava a sexta-feira reconstruindo a semana inteira. Era horrível.

Hoje leva poucos segundos, e o resultado é melhor do que o que eu fazia à mão. As descrições descrevem o trabalho, e as faturas ficaram mais transparentes. Nenhum cliente nunca questionou uma linha, mas eu sempre tive medo de que alguém questionasse. E se alguém perguntar o que foi aquela tarde de terça? Linhas mais claras são prevenção, e eu durmo melhor.

O que me trouxe até aqui é mais um hábito do que uma ferramenta: se algo me irrita duas vezes, provavelmente vou construir um sistema em volta disso. Os timesheets me irritaram bem mais do que duas vezes antes de eu ceder, o que diz algo sobre a minha paciência e nada de bom sobre o meu discernimento.

Uma lista de peças que ninguém projetou para encaixar

O sistema é um daemon no meu Mac, montado com coisas que nunca foram feitas para se encontrar:

• ActivityWatch, um rastreador de tempo open source que registra cada janela em foco e por quanto tempo.
• As transcrições das minhas sessões do Claude Code, que se acumulam no disco porque passo o dia programando, prototipando e discutindo implementações com ele.
• O Claude, rodando pela linha de comando (claude -p) na minha própria assinatura, com saída estruturada, como componente e não como chat.
• Um servidor do Discord, que acaba sendo uma excelente mesa de revisão.
• O Territorial Invoices, nosso próprio sistema de faturamento, no fim da linha.

Nenhuma dessas peças sabe que as outras existem. O daemon é a cola.

Como a cadeia funciona

Isto é a direção, não uma receita.

A atividade chega do ActivityWatch e é compactada em blocos. Regras e um cache resolvem o que conseguem sem perguntar a ninguém: este repositório é daquele cliente, aquele site é interno. As conversas do Claude Code entram ao lado dos blocos e dizem o que estava sendo construído, prototipado ou decidido. O que ainda estiver nebuloso vai para o Claude. Ele vê o dia inteiro de uma vez e devolve as linhas de trabalho que há nele: o que cada uma foi, quais repositórios e janelas pertencem a ela e o que foi feito quando.

O Claude tem uma única função ali, e não tem a palavra final. Ele nunca cria tempo. O código confere a resposta contra a atividade, e as minhas regras vencem os palpites dele. Depois o dia é agrupado por cliente, escrito em linhas que uma pessoa consegue ler e postado numa thread do Discord. Eu leio e corrijo em linguagem comum o que estiver errado ("aquela tarde foi a ferramenta interna, não trabalho de cliente"). Depois aprovo. Só o que eu aprovo chega ao faturamento.

Como roda numa assinatura e não numa API cobrada por uso, a parte difícil do agendamento não foram os timesheets. Foi dividir capacidade comigo mesmo. O daemon lê o meu consumo, espera momentos em que eu não estou usando o Claude e fica dentro dos limites, para nunca comer o que eu preciso para o trabalho de verdade. Depois acrescentei um modo burst para o fim da semana, quando sobra capacidade que de outro jeito ficaria sem uso. O assistente de vendas a gasta procurando leads.

As conversas são a parte esperta

Um título de janela é uma testemunha fraca. Ele diz "editor", "terminal", "navegador", "localhost". Oito horas disso provam que eu estava no computador, coisa que a minha cadeira já sabia.

Uma conversa diz o que estava sendo resolvido e por quê. Por exemplo: "a etapa de reprojeção está perdendo feições perto do antimeridiano, descubra onde" (um exemplo inventado, mas o formato é esse). Coloque isso ao lado de duas horas de editor e terminal, e o bloco deixa de ser tempo e vira trabalho: investigou feições perdidas perto do antimeridiano durante a reprojeção e corrigiu a etapa de recorte. Um cliente lê essa linha sem precisar me perguntar nada.

Quase ninguém construiu essa parte, e foi ela que deixou as descrições melhores que as minhas. Quando eu as escrevia à mão no fim do dia, lembrava da última coisa que tinha feito e de um contorno vago da manhã. As transcrições lembram de tudo, inclusive dos becos sem saída.

O que foi preciso para confiar nele

Fazer funcionar foi a parte divertida. Fazer acertar levou mais tempo. Os bugs são coadjuvantes aqui, então cada um ganha uma ou duas frases.

• Correções voltam ao registro bruto. No começo, quando eu corrigia uma atribuição no Discord, a correção ficava no resumo e nunca voltava para a atividade por baixo, então o mesmo trecho de trabalho podia aparecer duas vezes. Agora a edição é gravada nos blocos de atividade e o dia é reconstruído a partir deles. É o agrimensor em mim: você ajusta as observações, nunca edita o produto à mão.
• Ele atribui por repositório, não por site. Ele tinha aprendido que um site de hospedagem de código significava um cliente específico, mas todos os meus clientes vivem nessa mesma plataforma. Agora o cache é indexado por repositório, conta ou projeto.
• Ele aprova exatamente o que eu vi. Se um dia muda depois de postado, a nova versão é postada e nada é registrado até eu aprovar essa.
• O registro bruto é a rede de segurança. Quando meu Mac ficou quatro dias na rede errada, o daemon ficou em silêncio. Quando reconectou, reconstruiu esses dias a partir da atividade bruta.

E ele fica mais esperto à medida que eu corrijo os erros. Meu detalhe favorito é o que acontece quando corrijo a mesma atribuição num segundo dia: a revisão se oferece para transformá-la em regra. O sistema pegou o meu hábito. Se me irrita duas vezes, vira regra.

O registro vira fonte

Quando você tem um registro limpo, dia a dia, do que realmente fez, usá-lo só para faturas é desperdício.

O mesmo registro agora alimenta uma base de conhecimento e um editor que lê o meu trabalho, acompanha as frentes dele e me entrevista sobre o que veio delas. Este post saiu de uma dessas entrevistas. Já escrevi antes sobre fazer o mesmo com prospecção. Isso também roda no mesmo daemon, ao lado de um assistente que varre vagas do Upwork e de um doctor que publica as próprias correções quando algo quebra.

As peças centrais (o executor do Claude, o controle de consumo e o bot do Discord) também foram reaproveitadas para colocar de pé, em um único dia, um assistente completamente diferente: um bot de Discord que transforma PDFs de curso em questões de estudo. Quando o encanamento é chato e sólido, uma ideia nova custa um dia e não um mês.

O hábito, não a ferramenta

Nada disso é produto, e eu não diria a ninguém para copiar peça por peça. O que eu passaria adiante é o hábito. Quando algo te irritar duas vezes, olhe o que está à mão. Um rastreador de tempo, uma pilha de transcrições, um app de chat e um sistema de faturamento não parecem um pipeline até você precisar que sejam um.

Meus timesheets me custavam quase 30 minutos por dia e uma ou outra sexta-feira arruinada. Hoje levam poucos segundos, as linhas dizem o que eu fiz, e eu não fico mais pensando no que um cliente acharia se perguntasse sobre alguma delas.